Normativa de Acceso al Archivo

El Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona es una institución cultural, sin ánimo de lucro, que pertenece al Arzobispado de Tarragona cuya finalidad es conservar, restaurar y facilitar el acceso y la consulta de los fondos documentales que tiene en el depósito.

  • Acceso al archivo

El acceso al AHAT es libre. Para poder realizar consultas, el usuario solo tiene que presentar un documento acreditativo, como el carné de investigador o, en su defecto, el DNI; cuando se trate de la primera vez, tendrá que rellenar una ficha de usuario.

  • Acceso a la sala de consulta

Antes de entrar en la sala, el usuario ha de firmar en el libro de registro, con claridad, y tiene que hacer constar su nombre y apellidos, el lugar de residencia y su número de DNI. En la sala de consulta solo se puede entrar con hojas en blanco, fichas, ordenador portátil, cámara fotográfica y lápiz. No se puede acceder a la sala con carpetas, carteras ni bolsas de mano. También queda prohibido entrar cualquier otro objeto de carácter personal, incluidas bebidas y alimentos. Todo esto se ha dejar en las taquillas. Queda totalmente prohibido deambular por cualquier espacio reservado únicamente para el personal del Arxiu (depósitos, despachos, salas de trabajo).

  • Acceso a la documentación

Tan solo se sirve la documentación previamente inventariada. Para acceder a la documentación que contenga datos de carácter personal, se tienen que cumplir los requisitos determinados por la ley: veinticinco años desde la fecha de la muerte, si es conocida, o cincuenta a partir de la fecha de documentación.

El Arxiu se reserva el derecho de retirar de la consulta aquella documentación que, por su estado de conservación, así lo requiera.

  • Trabajo en sala

El personal del Arxiu intentará en todo momento ayudar al usuario para facilitarle su búsqueda; éste último puede dirigirse al primero para resolver cualquier duda que surja. El acceso a los instrumentos de descripción del Arxiu, depositados en la sala de consulta, es libre.

Por respeto a los otros usuarios, se tiene que guardar silencio en la sala; el teléfono móvil tiene que desconectarse o silenciarse, y está totalmente prohibido hablar por teléfono dentro de la sala.

El usuario puede consultar todos los libros de referencia depositados en la biblioteca auxiliar que desee sin tener que solicitar permiso previo; una vez utilizados, los tiene que devolver a su sitio. Se autoriza el uso de ordenadores personales en la sala de consulta, pero está prohibido el uso de escáneres.

  • Solicitud de documentos

Las peticiones de documentación solo se pueden realizar mediante la hoja de pedido, que se encuentra en la sala. Cuando se hayan rellenado todos los campos con claridad, ésta se tiene que entregar a la persona encargada de la sala a través de la ventanilla. El número máximo de unidades documentales que se pueden pedir por sesión es de cinco. En caso de que las unidades archivísticas solicitadas sean camisas, el Arxiu se reserva el derecho de servir diez como máximo. En ningún caso se pueden pedir en una misma sesión cinco unidades archivísticas que sean volúmenes y diez camisas, sino que se tiene que seguir la manera equitativa establecida por el Arxiu (ej.- 1 vol. y 8 ca., 2 vol. y 6 ca., 3 vol. y 4 ca., y 4 vol. y 2 ca.).

La documentación se puede solicitar de 9:00 a 13:00 h. a partir de la 13:00 ya no se puede realizar ningún pedido nuevo.

  • Consulta de la documentación

La documentación se sirve de una en una. Cuando el usuario haya terminado la consulta de un documento, éste tiene que ser devuelto a la persona responsable de la sala a través de la ventanilla, quien le proporcionará el siguiente documento. Queda terminantemente prohibida la consulta de cajas enteras.

El usuario será el responsable de la documentación que le haya sido dejada para su consulta y la tendrá que devolver en el mismo estado en que le fue dejada: mismas características, orden, constitución interna y externa, limpieza, etc. Para evitar daños en la documentación, se permite únicamente el uso de lápiz; está prohibido el uso de bolígrafo, pluma o rotulador en la sala, así como también se prohíbe calcar documentos, realizar anotaciones, paginarlos y marcarlos o señalarlos para el uso privado del usuario.

Los usuarios tienen que velar por el trato correcto y adecuado de los documentos, y tienen que tener cuenta su singularidad y fragilidad. Está prohibido doblar los documentos, apoyarse en ellos, colocar encima el papel en que se escribe y humedecer las páginas con saliva. No se pueden sacar de la sala de consulta ni documentos ni libros, así como tampoco los instrumentos de descripción.

Para una mejor conservación de la documentación, la consulta de reproducciones de originales en caso de que haya copias microfilmadas o digitalizadas de esos documentos es obligatoria. No obstante, se permitirá el acceso a los originales cuando haya una causa razonada y el estado de conservación de los originales lo permita.

  • Reserva de documentos

Si el usuario finaliza la sesión de trabajo sin haber acabado la consulta del documento en uso, este puede reservarlo para tres días consecutivos. El plazo máximo de reserva es de tres días naturales; si durante este plazo no ha sido consultado, el documento será devuelto al depósito. Las unidades documentales que el usuario tenga reservadas también tendrán que ser solicitadas mediante la hoja de pedido.

  • Reprografía

Se permite la utilización de cámara fotográfica siempre que sean reproducciones puntuales y no se haga uso del flash.

Se tiene que informar al responsable de la sala de consulta y rellenar el formulario de solicitud de permiso. No se permite la reproducción total de libros, de unidades documentales y de series.

  • Otros aspectos

Está prohibida la reproducción parcial o total de los instrumentos de descripción del Arxiu.

La reproducción de documentos procedentes del fondo del Arxiu se ha de solicitar previamente por escrito, y es obligatorio citar la procedencia de los documentos reproducidos.

Se han de depositar en el Arxiu dos ejemplares de los trabajos publicados en los cuales se haya utilizado algún fondo del centro, con el fin de enriquecer la biblioteca auxiliar.

Església de Tarragona. Butlletí Oficial de l’Arquebisbat de Tarragona, juny de 2006, núm. 6, pàgs. 354-357.